.avif){kind=icon}
بالنسبة للمهنيين الذين يديرون المكاتب العائلية اليوم، فإن الجمع بين زيادة الوعي بالمجال، وزيادة توقعات مديري الشركات، وزيادة تعقيد المحفظة الاستثمارية يعني أن التميز التشغيلي أصبح أكثر أهمية من أي وقت مضى. وسواء كنت تدير مكتبًا عائليًا واحدًا أو مكتبًا عائليًا متعدد العائلات أو تتبنى نموذجًا مبتكرًا لمكتب عائلي افتراضي، فإن النجاح يعتمد على هيكلة الحوكمة العائلية ومواءمة استراتيجيات الاستثمار وبناء بنية تحتية تضمن موثوقية البيانات وأمانها.
بالاعتماد على أفضل الممارسات العالمية والأمثلة الواقعية، إليكم نظرة على مخطط للمكاتب العائلية الناجحة التي تأخذ في الاعتبار حقائق الثروة الحديثة والتكامل التكنولوجي وديناميكيات الأسرة.
"لدى مالكي الثروات كل الأسباب التي تجعلهم يتوقعون أن تكون المعلومات المتعلقة بأصولهم محدثة وسهلة الاستخدام مثل حالة مشترياتهم عبر الإنترنت."
الوجبات الرئيسية
1. إنشاء هيكل قوي لمكتب العائلة ومهمة قوية لمكتب العائلة
يجب أن يبدأ كل مكتب عائلي بمهمة واضحة للمكتب العائلي، يتم التعبير عنها من خلال بيانات مهمة العائلة، وعند الاقتضاء، دستور العائلة. ويحدد ذلك استراتيجية العمل والأهداف المالية وبيانات سياسة الاستثمار التي ستوجه عمليات المكتب العائلي لأجيال.
أفضل الممارسات:
- حدد هيكل حوكمة المكتب العائلي الذي يشمل مجلس العائلة والمجالس الاستشارية ومجلس الإدارة، مدعومًا بأعضاء مجلس إدارة مستقلين ولجنة استثمار عند الاقتضاء.
- معالجة المناصب لأفراد الأسرة من خلال التدريب المهني في مجلس الإدارة أو الأدوار المنظمة، مما يضمن العمل الجماعي بين أفراد الأسرة دون طمس المساءلة.
- استخدم التكنولوجيا التي تدعم الحوكمة لإدارة القرارات عبر فروع العائلة وحل النزاعات وحماية سرية شؤون العائلة.
2. مركزية البيانات للحصول على رؤية كاملة للثروة
تتطلب إدارة ثروات المكاتب العائلية رؤية شاملة لأصول العائلة، بدءًا من الممتلكات العقارية والشركات العاملة إلى الصناديق الاستئمانية العائلية والأصول الشخصية. توفر حلول رائدة مثل Masttro مصدرًا واحدًا للحقيقة لإعداد تقارير فعالة للمكاتب العائلية، مما يقضي على الانعزال ويتيح إجراء مقارنات مع مرور الوقت.
أفضل الممارسات:
- اختر حلاً تقنياً لدمج الأنشطة المالية، بما في ذلك التخطيط العقاري والتخطيط الضريبي وأهداف إدارة الثروة، إلى جانب الأهداف المالية الشخصية والأهداف البيئية.
- دمج كل من الأصول السائلة وغير السائلة لضمان تقديم التقارير في الوقت المحدد والوفاء بالالتزام بالشفافية.
- استخدم ميزات متقدمة مثل خريطة الثروات العالمية التفاعلية من Masttro لجمع بيانات العقارات والأسهم الخاصة واستثمارات المكاتب العائلية وبيانات الأعمال التشغيلية الأساسية في واجهة واحدة آمنة.
3. إعطاء الأولوية لإدارة المخاطر والأمن
في بيئة اليوم، يتم تعريف المكتب العائلي من خلال استراتيجيات إدارة المخاطر القوية بقدر ما يتم تعريفه من خلال أدائه الاستثماري. وتتراوح المخاطر بين مخاطر الموظفين ومخاطر الأمن السيبراني وفشل تخطيط التعاقب الوظيفي.
أفضل الممارسات:
- تنفيذ تدابير قوية للأمن السيبراني والضوابط الداخلية لحماية المعلومات الحساسة.
- الحفاظ على سرية الشؤون العائلية من خلال التفويض الدقيق والتحكم في الموظفين.
- استخدم تخطيط السيناريو لاستراتيجية الخروج وتحسين الضرائب العقارية وانتقال المكاتب العائلية بين الأجيال.
- راقب التهديدات التي تواجه المكاتب العائلية، من التوترات الجيوسياسية إلى تقلبات السوق، وتكيّف وفقًا لذلك.
4. اعتماد الابتكارات التكنولوجية لتعزيز الكفاءة
لم تعد الابتكارات التكنولوجية اختيارية، بل أصبحت ذات أهمية قصوى في عمليات المكاتب العائلية. يستخدم كبار المتخصصين الآن الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتعزيز إدارة الاستثمار ومعالجة الوثائق وتحليلات الأداء.
أفضل الممارسات:
- استفد من التكنولوجيا مع موجزات البيانات التي تتصل بالعديد من أمناء الحفظ العالميين مباشرةً للحصول على عرض في الوقت الفعلي عبر فئات الأصول
- اختر التقنية التي تقدم تقارير تفاعلية تلقائية وتفاعلية في الوقت الفعلي، مع التخلص من جداول البيانات القديمة.
- الاستفادة من ميزات الذكاء الاصطناعي لأتمتة إدارة مستندات الاستثمار البديلة وسير العمل
- توفير إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول وبوابات آمنة للعملاء للتواصل بين أفراد الأسرة ولإعداد التقارير لتجنب مخاطر البريد الإلكتروني
5. مواءمة استراتيجيات الاستثمار مع الأهداف طويلة الأجل
تستفيد العائلات ذات الملاءة المالية العالية جداً من استراتيجيات الاستثمار المنضبطة التي تدعم الحفاظ على ثروة العائلة، والتي تتماشى مع قيم المكتب العائلي.
أفضل الممارسات:
- إضفاء الطابع الرسمي على بيانات سياسة الاستثمار لتحقيق التوازن بين النمو والمخاطر، ودمج استثمارات المكتب العائلي في العقارات والأسواق الخاصة والأصول الشخصية.
- التأكد من التنويع وتطبيق استراتيجيات قوية لإدارة المخاطر للتخفيف من حدة الانكماش في السوق، مع الحفاظ على التوافق مع سياسة الاستثمار
- الاستعانة بلجنة استثمار لدعم استراتيجيات الاستثمار طويل الأجل
- قم بإشراك أفراد العائلة في جلسات تثقيفية في مجالات مثل الأسواق العالمية وتخصيص الأصول والاستراتيجيات المالية، لضمان توافقها مع بعضها البعض.
6. تعزيز التواصل والتثقيف
تتزايد الرغبة بين أفراد الأسرة في فهم ثرواتهم والمشاركة في صنع القرار. إن التواصل الفعال مع الجيل القادم يقلل من النزاعات ويعزز ثقافة الأسرة ويضمن شعور أفراد الأسرة بأنهم يؤخذون بعين الاعتبار في جميع الأوقات.
أفضل الممارسات:
- عقد اجتماعات عائلية منتظمة لمراجعة التقارير ومناقشة الاتجاهات الرئيسية لمكتب العائلة.
- تقديم تقارير مصممة خصيصاً لكل فرد من أفراد الأسرة المعنيين وحماية السرية عند الضرورة.
- ابحث عن خبراء خارجيين وقدم جلسات تثقيفية للعائلة حول مبادئ الاستثمار والحوكمة وعمليات المكاتب العائلية.
- استخدم التكنولوجيا لدعم الحوار المتعلق بالاستثمار بين أفراد العائلة مع حماية البيانات الحساسة.
- توفير وصول خاضع للرقابة خاص بالمستخدم إلى تكنولوجيا إدارة الثروات لإبقاء أفراد العائلة على اطلاع دائم بالمواضيع المالية والإدارية.
7. الحفاظ على المرونة خلال المراحل الانتقالية لدورة الحياة
ستتطلب أحداث التحول العائلي، مثل التغييرات في القيادة، أو أحداث السيولة، أو تطور المكتب العائلي الافتراضي إلى مكتب عائلي واحد، أنظمة وعمليات قابلة للتكيف.
أفضل الممارسات:
- قم ببناء المرونة في هيكل مكتبك العائلي حتى تتمكن من التوسع والتكيف مع تغير الزمن والأولويات وأفراد العائلة.
- إنشاء عمليات لدمج أفراد الأسرة الجدد في الحوكمة وصنع القرار.
- تبني التكنولوجيا التي تدعم تخطيط الانتقال، مثل مدير التوزيع القديم من ماستترو
- التأكد من أن التخطيط للمرحلة الانتقالية يشمل عمليات التسليم التشغيلي، والتحكم في التوظيف، وإبراز أطر العمل الاستئمانية العائلية الخاصة عند الاقتضاء.
الدور المحوري لشركاء التكنولوجيا
بالنظر إلى ذلك، من الواضح أن اختيار المنصة التكنولوجية الأنسب يلعب دورًا محوريًا في تحقيق التميز التشغيلي. وهنا يأتي دور منصة Masttro. وباعتبارها حلاً برمجياً مخصصاً للمكاتب العائلية، توفر المنصة
- توحيد جميع معلومات مكتب العائلة في نظام بيئي واحد قوي يوفر تحديثات في الوقت الفعلي عن الاستثمارات والهياكل العقارية
- أتمتة مدعومة بالذكاء الاصطناعي لتحسين إدارة الاستثمار وسير عمل التقارير
- أدوات الحوكمة التي تدعم الالتزام بالشفافية دون التضحية بالخصوصية
- أمن إلكتروني من الدرجة العسكرية وتشفير البيانات في جميع الأوقات، لحماية المعلومات المالية الحساسة
- وصول بديهي عبر سطح المكتب أو الهاتف المحمول لتعزيز حوكمة المكتب العائلي والتواصل وتجربة المستخدم
إن المكتب العائلي الناجح هو عملية فعّالة ومتطورة تمزج بين الشفافية المالية والسرية وتوائم بين استراتيجية العمل والثقافة العائلية وتدمج الابتكارات التكنولوجية مع الخبرة البشرية. ومن خلال أخذ الإشارات من أفضل الممارسات الموضحة في هذه المقالة، يمكن للمكاتب العائلية الحفاظ على الثروة والعمل بالدقة والمرونة المطلوبة اليوم.
