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Pour les professionnels qui gèrent aujourd'hui des family offices, la combinaison d'une meilleure connaissance du secteur, d'attentes plus élevées de la part des mandants et d'une complexité accrue des portefeuilles d'investissement signifie que l'excellence opérationnelle est plus importante que jamais. Qu'il s'agisse de gérer un single-family office, un multi-family office ou d'adopter un modèle innovant de family office virtuel, le succès dépendra de la structuration de la gouvernance familiale, de l'alignement des stratégies d'investissement et de la mise en place d'une infrastructure qui garantisse la fiabilité et la sécurité des données.
En s'inspirant des meilleures pratiques mondiales et d'exemples concrets, voici un schéma directeur pour des family offices performants, qui tient compte des réalités de la richesse moderne, de l'intégration de la technologie et de la dynamique familiale.
"Les propriétaires de patrimoine ont toutes les raisons de s'attendre à ce que les informations sur leurs actifs soient aussi à jour et faciles à utiliser que l'état de leurs achats en ligne".
Principaux enseignements
1. Établir une structure et une mission solides pour le family office
Tout family office devrait commencer par se doter d'une mission claire, articulée autour d'une déclaration de mission et, le cas échéant, d'une constitution familiale. Cette mission définit la stratégie commerciale, les objectifs financiers et la politique d'investissement qui guideront les activités du family office pendant des générations.
Meilleures pratiques :
- Définir une structure de gouvernance du family office comprenant un conseil de famille, des conseils consultatifs et un conseil d'administration, soutenu par des membres indépendants du conseil et un comité d'investissement le cas échéant.
- Prévoir des postes pour les membres de la famille par le biais d'un apprentissage au sein du conseil d'administration ou de rôles structurés, afin de garantir un travail d'équipe entre les membres de la famille sans pour autant brouiller les responsabilités.
- Utiliser la technologie qui soutient la gouvernance pour gérer les décisions entre les branches de la famille, résoudre les conflits et protéger la confidentialité des affaires familiales.
2. Centraliser les données pour une visibilité totale du patrimoine
La gestion du patrimoine d'un family office nécessite une vision holistique des actifs familiaux, qu'il s'agisse de biens immobiliers, d'entreprises en activité, de trusts familiaux ou d'actifs personnels. Des solutions de pointe comme Masttro fournissent une source unique de vérité pour un reporting efficace du family office, en éliminant les silos et en permettant des comparaisons dans le temps.
Meilleures pratiques :
- Choisissez une solution technologique pour consolider les activités financières, y compris la planification successorale, la planification fiscale et les objectifs de gestion du patrimoine, ainsi que les finances personnelles et les objectifs environnementaux.
- Intégrer les actifs liquides et illiquides pour garantir la production de rapports dans les délais et respecter l'engagement de transparence.
- Utilisez des fonctions avancées telles que la carte interactive Global Wealth Map de Masttro pour rassembler les données relatives à l'immobilier, au capital-investissement, aux investissements du family office et à l'activité principale dans une interface sécurisée.
3. Donner la priorité à la gestion des risques et à la sécurité
Dans l'environnement actuel, un family office se définit autant par ses solides stratégies de gestion des risques que par ses performances en matière d'investissement. Les risques vont des risques liés au personnel et à la cybersécurité aux échecs de planification de la succession.
Meilleures pratiques :
- Mettre en œuvre des mesures de cybersécurité et des contrôles internes solides pour protéger les informations sensibles.
- Maintenir la confidentialité des affaires familiales grâce à des autorisations granulaires et au contrôle du personnel.
- Utiliser la planification de scénarios pour la stratégie de sortie, l'optimisation de l'impôt sur les successions et la transition des family offices entre les générations.
- Surveiller les menaces qui pèsent sur les family offices, qu'il s'agisse de tensions géopolitiques ou de la volatilité des marchés, et s'adapter en conséquence.
4. Adopter des innovations technologiques pour accroître l'efficacité
Les innovations technologiques ne sont plus optionnelles, elles sont primordiales dans les opérations des family offices. Des professionnels de premier plan utilisent désormais l'automatisation alimentée par l'IA pour améliorer la gestion des investissements, le traitement des documents et l'analyse des performances.
Meilleures pratiques :
- Tirer parti de la technologie avec des flux de données qui se connectent directement à plusieurs dépositaires mondiaux pour obtenir une vue en temps réel de toutes les catégories d'actifs.
- Choisissez une technologie qui fournit des rapports automatisés et interactifs en temps réel, éliminant ainsi les anciennes feuilles de calcul.
- Utiliser les fonctionnalités de l'IA pour automatiser la gestion des documents d'investissement alternatif et les flux de travail.
- Fournir un accès mobile et des portails clients sécurisés pour la communication entre les membres de la famille et pour les rapports afin d'éviter les risques liés au courrier électronique.
5. Aligner les stratégies d'investissement sur les objectifs à long terme
Les familles très fortunées bénéficient de stratégies d'investissement disciplinées qui favorisent la préservation du patrimoine familial et qui s'alignent sur les valeurs du family office.
Meilleures pratiques :
- Formaliser les déclarations de politique d'investissement pour équilibrer la croissance et le risque, en intégrant les investissements du family office dans l'immobilier, les marchés privés et les actifs personnels.
- Assurer la diversification et appliquer des stratégies de gestion des risques solides pour atténuer les baisses du marché, tout en restant en phase avec la politique d'investissement.
- Utiliser un comité d'investissement pour soutenir les stratégies d'investissement à long terme
- Impliquer les membres de la famille dans des sessions de formation sur des sujets tels que les marchés mondiaux, l'allocation d'actifs et les stratégies financières, afin de s'assurer qu'ils sont en phase.
6. Favoriser la communication et l'éducation
Les membres de la famille souhaitent de plus en plus comprendre leur patrimoine et participer à la prise de décision. Une communication efficace avec la nouvelle génération permet de réduire les conflits, de renforcer la culture familiale et de faire en sorte que les membres de la famille se sentent pris en compte à tout moment.
Meilleures pratiques :
- Organiser régulièrement des réunions de famille pour examiner les rapports et discuter des principales tendances en matière de family office.
- Fournir des rapports personnalisés pour chaque membre de la famille impliqué, en protégeant la confidentialité si nécessaire.
- Faites appel à des experts externes et proposez aux familles des sessions de formation sur les principes d'investissement, la gouvernance et le fonctionnement du family office.
- Utiliser la technologie pour favoriser le dialogue sur les investissements entre les membres de la famille tout en protégeant les données sensibles.
- Fournir un accès contrôlé et spécifique à l'utilisateur à la technologie de gestion du patrimoine afin de tenir les membres de la famille informés des questions financières et de gouvernance.
7. Maintenir la flexibilité pendant les transitions du cycle de vie
Les évolutions de la famille, telles que les changements de direction, les événements de liquidité ou l'évolution d'un family office virtuel en single family office, nécessiteront des systèmes et des processus adaptables.
Meilleures pratiques :
- Assurez la flexibilité de la structure de votre family office afin de pouvoir l'adapter à l'évolution des temps, des priorités et des membres de la famille.
- Mettre en place des processus d'intégration des nouveaux membres de la famille dans la gouvernance et la prise de décision.
- Adopter une technologie qui soutient la planification de la transition, comme le Legacy Distribution Manager de Masttro.
- Veiller à ce que la planification de la transition comprenne les transferts opérationnels, le contrôle du personnel et la visibilité des cadres de fiducie familiale privée, le cas échéant.
Le rôle essentiel des partenaires technologiques
Il est donc évident que le choix de la plate-forme technologique la plus appropriée joue un rôle essentiel dans l'atteinte de l'excellence opérationnelle. C'est là que Masttro entre en jeu. En tant que solution logicielle spécialement conçue pour les family offices, la plateforme offre les avantages suivants
- Consolidation de toutes les informations du family office dans un écosystème puissant qui fournit des mises à jour en temps réel sur les investissements et les structures successorales.
- Automatisation alimentée par l'IA pour améliorer la gestion des investissements et les flux de travail de reporting.
- Des outils de gouvernance qui soutiennent l'engagement en faveur de la transparence sans sacrifier la vie privée
- Cybersécurité de niveau militaire et cryptage des données à tout moment, pour protéger les informations financières sensibles.
- Un accès intuitif via le bureau ou le mobile pour renforcer la gouvernance, la communication et l'expérience utilisateur du family office.
Un family office performant est un établissement efficace et sophistiqué qui allie transparence financière et discrétion, aligne sa stratégie commerciale sur la culture familiale et intègre les innovations technologiques à l'expertise humaine. En s'inspirant des meilleures pratiques décrites dans cet article, les family offices peuvent préserver leur patrimoine et fonctionner avec la précision et l'agilité requises aujourd'hui.
