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Para los profesionales que gestionan family offices en la actualidad, la combinación de un mayor conocimiento del sector, unas expectativas más altas por parte de los directivos y una mayor complejidad de las carteras de inversión significa que la excelencia operativa es más importante que nunca. Tanto si se gestiona una family office unifamiliar como una multifamiliar o se adopta un modelo innovador de family office virtual, el éxito dependerá de la estructuración de la gobernanza familiar, la alineación de las estrategias de inversión y la creación de una infraestructura que garantice la fiabilidad y la seguridad de los datos.
Basándonos en las mejores prácticas mundiales y en ejemplos del mundo real, presentamos un plan para el éxito de las family offices que tiene en cuenta las realidades del patrimonio moderno, la integración de la tecnología y la dinámica familiar.
"Los propietarios de patrimonio tienen motivos para esperar que la información sobre sus activos esté tan actualizada y sea tan fácil de usar como el estado de sus compras en línea".
Principales conclusiones
1. Establecer una estructura y una misión sólidas de family office
Toda family office debe comenzar con una misión clara, articulada a través de declaraciones de misión familiar y, en su caso, una constitución familiar. Esto define la estrategia empresarial, los objetivos financieros y las declaraciones de política de inversión que guiarán las operaciones de la family office durante generaciones.
Buenas prácticas:
- Definir una estructura de gobierno de la family office que incluya un consejo familiar, consejos asesores y un consejo de administración, con el apoyo de miembros independientes del consejo y un comité de inversiones cuando proceda.
- Abordar los puestos para los miembros de la familia a través de aprendizajes en el consejo o funciones estructuradas, garantizando el trabajo en equipo entre los miembros de la familia sin difuminar la responsabilidad.
- Utilice tecnología que apoye la gobernanza para gestionar las decisiones entre las distintas ramas de la familia, resolver disputas y proteger la confidencialidad de los asuntos familiares.
2. Centralizar los datos para una visibilidad total del patrimonio
La gestión del patrimonio de las family offices requiere una visión holística de los activos familiares, desde las propiedades inmobiliarias y las empresas en funcionamiento hasta los fideicomisos familiares y los activos personales. Soluciones líderes como Masttro proporcionan una única fuente de verdad para la elaboración eficaz de informes de family office, eliminando silos y permitiendo comparaciones a lo largo del tiempo.
Buenas prácticas:
- Elija una solución tecnológica para consolidar las actividades financieras, incluida la planificación patrimonial, la planificación fiscal y los objetivos de gestión del patrimonio, junto con las finanzas personales y los objetivos medioambientales.
- Integrar los activos líquidos e ilíquidos para garantizar la puntualidad de los informes y cumplir el compromiso de transparencia.
- Utilice funciones avanzadas como el mapa interactivo Global Wealth Map de Masttro para reunir en una interfaz segura los datos inmobiliarios, de capital privado, de inversiones de family offices y de negocios operativos principales.
3. Priorizar la gestión de riesgos y la seguridad
En el entorno actual, una family office se define tanto por sus sólidas estrategias de gestión de riesgos como por sus resultados de inversión. Los riesgos van desde los de personal y ciberseguridad hasta los fallos en la planificación de la sucesión.
Buenas prácticas:
- Implantar medidas de ciberseguridad y controles internos sólidos para proteger la información sensible.
- Mantener la confidencialidad de los asuntos familiares mediante la concesión de permisos granulares y el control del personal.
- Utilice la planificación de escenarios para la estrategia de salida, la optimización de los impuestos sobre el patrimonio y la transición de las oficinas familiares entre generaciones.
- Supervise las amenazas para las family offices, desde las tensiones geopolíticas hasta la volatilidad de los mercados, y adáptese en consecuencia.
4. Adoptar innovaciones tecnológicas para impulsar la eficiencia
Las innovaciones tecnológicas ya no son opcionales, sino primordiales en las operaciones de las family offices. Los principales profesionales utilizan ahora la automatización impulsada por IA para mejorar la gestión de las inversiones, el procesamiento de documentos y el análisis del rendimiento.
Buenas prácticas:
- Aproveche la tecnología con fuentes de datos que conectan directamente con múltiples custodios globales para obtener una visión en tiempo real de todas las clases de activos.
- Elija una tecnología que ofrezca informes automatizados e interactivos en tiempo real, eliminando las hojas de cálculo heredadas.
- Utilizar funciones de IA para automatizar la gestión de documentos y los flujos de trabajo de inversiones alternativas
- Proporcionar acceso móvil y portales de clientes seguros para la comunicación entre los miembros de la familia y para la elaboración de informes con el fin de evitar los riesgos del correo electrónico.
5. Alinear las estrategias de inversión con los objetivos a largo plazo
Las familias con patrimonios muy elevados se benefician de estrategias de inversión disciplinadas que favorecen la preservación del patrimonio familiar y que se alinean con los valores de las family offices.
Buenas prácticas:
- Formalizar las declaraciones de política de inversión para equilibrar el crecimiento y el riesgo, integrando las inversiones de la family office en bienes inmuebles, mercados privados y activos personales.
- Garantizar la diversificación y aplicar estrategias sólidas de gestión del riesgo para mitigar las caídas del mercado, al tiempo que se mantiene la coherencia con la política de inversión.
- Utilizar un comité de inversiones para apoyar las estrategias de inversión a largo plazo
- Involucre a los miembros de la familia en sesiones educativas sobre áreas como los mercados globales, la asignación de activos y las estrategias financieras, para asegurarse de que están alineados.
6. Fomentar la comunicación y la educación
Crece el deseo entre los miembros de la familia de conocer su patrimonio y participar en la toma de decisiones. Una comunicación eficaz con la siguiente generación reduce los conflictos, refuerza la cultura familiar y garantiza que los miembros de la familia se sientan tenidos en cuenta en todo momento.
Buenas prácticas:
- Celebrar reuniones familiares periódicas para revisar los informes y debatir las tendencias clave de la family office.
- Proporcionar informes adaptados a cada miembro de la familia implicado, protegiendo la confidencialidad cuando sea necesario.
- Busque expertos externos y ofrezca sesiones de educación familiar sobre principios de inversión, gobernanza y operaciones de family office.
- Utilice la tecnología para apoyar el diálogo entre familiares sobre inversiones, salvaguardando al mismo tiempo los datos confidenciales.
- Proporcione a los usuarios un acceso controlado a la tecnología de gestión del patrimonio para mantener informados a los miembros de la familia sobre temas financieros y de gobierno.
7. Mantener la flexibilidad durante las transiciones del ciclo de vida
Los cambios que se produzcan en la familia, como cambios de liderazgo, liquidez o la transformación de una family office virtual en una family office unifamiliar, requerirán sistemas y procesos adaptables.
Buenas prácticas:
- Incorpore flexibilidad a la estructura de su family office para poder ampliarla y ajustarla en función de los tiempos, las prioridades y los miembros de la familia.
- Establecer procesos para integrar a los nuevos miembros de la familia en la gobernanza y la toma de decisiones.
- Adoptar tecnologías que faciliten la planificación de la transición, como Legacy Distribution Manager de Masttro.
- Garantizar que la planificación de la transición incluya el traspaso operativo, el control de la plantilla y la visibilidad de los marcos fiduciarios familiares privados cuando proceda.
El papel fundamental de los socios tecnológicos
A la vista de estos datos, está claro que la elección de la plataforma tecnológica más adecuada desempeña un papel fundamental en la consecución de la excelencia operativa. Ahí es donde entra Masttro. Como solución de software específica para oficinas familiares, la plataforma ofrece:
- Consolidación de toda la información de la family office en un potente ecosistema que proporciona actualizaciones en tiempo real sobre inversiones y estructuras patrimoniales.
- Automatización basada en IA para mejorar la gestión de las inversiones y los flujos de trabajo de los informes
- Herramientas de gobernanza que apoyan el compromiso con la transparencia sin sacrificar la privacidad.
- Ciberseguridad de nivel militar y cifrado de datos en todo momento, para proteger la información financiera confidencial.
- Acceso intuitivo a través de ordenador o móvil para reforzar la gobernanza, la comunicación y la experiencia de usuario de las family offices.
Una family office de éxito es una operación eficiente y sofisticada que combina la transparencia financiera con la discreción, alinea la estrategia empresarial con la cultura familiar e integra las innovaciones tecnológicas con la experiencia humana. Siguiendo las mejores prácticas descritas en este artículo, las family offices pueden preservar su patrimonio y operar con la precisión y agilidad que se requieren hoy en día.
